Wie is verantwoordelijk?
Offertefix is gevestigd aan Laning 7, 3202 JC Spijkenisse, Nederland en bereikbaar via info@offertefix.nl. Gebruik dit e-mailadres ook voor vragen over privacy of het uitoefenen van je privacyrechten. Alle bedrijfs- en contactgegevens staan op de contactpagina.
Vul je als klant een aanvraag in via de aanvraaglink van een vakbedrijf? Dan gebruikt dat vakbedrijf jouw aanvraaggegevens om je aanvraag te beoordelen en een offerte voor te bereiden.
Vraag je via Offertefix om regionale bedrijven te vinden? Dan is Offertefix verantwoordelijk voor de intake, de interne selectie, de bevestigingsstap en het delen dat je actief bevestigt. De bedrijven met wie je na die bevestiging wordt gekoppeld, kunnen daarna zelf verantwoordelijk zijn voor hun beoordeling, contact en offerteproces. Hun exacte namen en privacylinks worden vóór het delen getoond.
Voor klanten die een directe aanvraag invullen
Als je via een Offertefix-aanvraaglink een offerte aanvraagt, verwerken we alleen gegevens die nodig zijn om je aanvraag goed bij het vakbedrijf te krijgen.
- naam, e-mailadres, telefoonnummer en plaats;
- adres of projectlocatie als je die invult;
- omschrijving van de werkzaamheden, foto's en eventuele opmerkingen;
- datum en technische gegevens die nodig zijn voor beveiliging en misbruikpreventie.
Deze gegevens worden gebruikt om je aanvraag door te sturen naar het betreffende vakbedrijf, zodat dat bedrijf contact met je kan opnemen en een offerte kan voorbereiden.
Testperiode-aanvragen, bedrijfsprofielen, prijslijsten en betaalgegevens horen bij het vakbedrijf dat Offertefix gebruikt. Die onderdelen gaan niet over jou als klantaanvrager.
Voor consumenten die via Offertefix passende bedrijven zoeken
Zoek je via Offertefix vakbedrijven voor een klus? Dan ontvangt Offertefix eerst je intake. Op dat moment wordt je aanvraag nog niet met een vakbedrijf gedeeld. We onderzoeken welke bedrijven bij de aanvraag kunnen passen. Daarbij kunnen we kijken naar klussoort, postcodegebied, gepubliceerd dienstaanbod, werkgebied, relevante projectinformatie en andere openbare bedrijfsinformatie. Beschikbaarheid telt alleen mee als die actueel en rechtstreeks bij het bedrijf is geverifieerd.
AI kan als hulpmiddel worden gebruikt om de aanvraag te analyseren en openbare informatie over mogelijke kandidaten te vergelijken. Offertefix controleert daarna zelf de dienstverlening, het werkgebied, de relevantie van gebruikte signalen en de onderbouwing van de shortlist. AI beslist niet zelfstandig met welke bedrijven gegevens worden gedeeld en vervangt de aparte bevestiging door de klant nooit.
Na het onderzoek kan Offertefix één tot maximaal drie bedrijven op een shortlist zetten. Je ontvangt daarna een aparte, tijdelijk geldige bevestigingslink. Daarin staan de exacte bedrijfsnamen, een beknopte reden waarom ieder bedrijf bij de aanvraag kan passen, hun privacylinks en de gegevensvelden die Offertefix wil delen. Pas nadat je dit overzicht actief bevestigt, kan Offertefix toewijzingen voor precies die bedrijven aanmaken en de bevestigde gegevens beschikbaar stellen.
Weiger je, bevestig je niet of verloopt de bevestigingslink? Dan wordt de aanvraag met nul regionale bedrijven gedeeld. Wordt de interne selectie later gewijzigd, dan is een nieuwe bevestiging nodig. Offertefix voegt nooit automatisch een ander of vervangend bedrijf toe.
- klussoort, regio of postcodegebied, gewenste planning en omschrijving;
- foto's en projectlocatie als je die toevoegt en deze nodig zijn voor de aanvraag;
- naam, e-mailadres en telefoonnummer als je deze invult;
- de onderzochte en geselecteerde bedrijven, de controleerbare selectiegronden, hun privacylinks en de velden die ter bevestiging worden getoond;
- datum, tijdstip en versies van de getoonde toestemmings- en privacytekst;
- bronpagina, campagnegegevens en technische gegevens voor beveiliging en misbruikpreventie.
Voeg geen identiteitsbewijs, bankgegevens, medische informatie of onnodige gegevens van andere personen toe. Controleer foto's op gezichten, kentekens, documenten en andere informatie die niet nodig is voor de offerteaanvraag.
Voor vakbedrijven die Offertefix gebruiken
Als je als vakbedrijf een testperiode aanvraagt of Offertefix gebruikt, verwerken we gegevens om je werkplek, aanvraaglink, offertes en opvolging mogelijk te maken.
- naam, bedrijfsnaam, e-mailadres en telefoonnummer;
- type bedrijf, soort werkzaamheden, regio en offertevolume;
- bedrijfsprofiel, logo, KvK, btw-nummer, IBAN, voorwaarden en prijslijst als je die invult;
- offertes, materiaalregels, klantberichten, werkbonnen en opvolgstatussen;
- testperiodestatus, feedback en gegevens die nodig zijn om de dienst te leveren of te verbeteren.
Contact via de website
Als je contact opneemt of een bericht stuurt via Offertefix, gebruiken we je gegevens om je bericht te beantwoorden en eventueel vervolgcontact te plannen.
- naam, e-mailadres, telefoonnummer en berichtinhoud;
- bronpagina, datum, tijdstip en campagnegegevens als die zijn meegestuurd.
Waarvoor gebruiken we gegevens?
- om directe klantaanvragen bij het betreffende vakbedrijf terecht te laten komen;
- om een regionale intake eerst uitsluitend door Offertefix te ontvangen en te beoordelen;
- om met AI-ondersteuning kluskenmerken en openbare bedrijfsinformatie te vergelijken, waarna Offertefix de shortlist en onderbouwing zelf controleert;
- om maximaal drie passende bedrijven te selecteren op bijvoorbeeld klussoort, regio, gepubliceerd dienstaanbod, werkgebied en relevante projectinformatie;
- om via een aparte bevestigingslink de exacte namen, selectiegronden, privacylinks en te delen gegevensvelden te tonen;
- om pas na actieve bevestiging toewijzingen voor precies die bedrijven aan te maken;
- om vast te leggen welke bedrijven, gegevensvelden en tekstversies actief zijn bevestigd en of er daadwerkelijk is gedeeld;
- om vakbedrijven een aanvraaglink, offerte, klantbericht, materiaaloverzicht en werkbon te laten maken;
- om contact- en testperiode-aanvragen van vakbedrijven te beantwoorden;
- om testperiodes te begeleiden en feedback te verwerken;
- om misbruik, spam en technische problemen te beperken;
- om te meten welke pagina of campagne tot een contact- of testperiodeaanvraag leidt.
Grondslagen
We verwerken gegevens om op je verzoek te reageren en de gevraagde aanvraag- of offerteflow uit te voeren. Voor het delen van een regionale aanvraag met de één tot maximaal drie vooraf genoemde bedrijven baseren we ons op je actieve toestemming in de aparte bevestigingsstap. Je kunt bevestigen of weigeren. Zonder bevestiging, bij weigering of na verloop delen we de aanvraag met nul regionale bedrijven.
Voor beveiliging, misbruikpreventie en noodzakelijke technische werking kan Offertefix zich beroepen op een gerechtvaardigd belang. Analytische meting met Google Analytics gebeurt alleen nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven.
Met wie delen we gegevens?
We delen gegevens alleen als dat nodig is voor de dienst. Denk aan partijen voor hosting, beveiliging en e-mailverzending, het vakbedrijf waarvoor een directe klantaanvraag is ingevuld en de regionale bedrijven die na interne selectie afzonderlijk door de consument zijn bevestigd. Offertefix verkoopt geen persoonsgegevens.
Bij matching ontvangt eerst alleen Offertefix de intake. Via de aparte bevestigingslink tonen we vervolgens de exacte namen, selectiegronden en privacylinks van de één tot maximaal drie onderzochte bedrijven, samen met de gegevensvelden die we willen delen. Alleen na actieve bevestiging kunnen precies deze bedrijven de bevestigde gegevens ontvangen. Zij mogen deze gebruiken om de betreffende aanvraag te beoordelen, daarover contact op te nemen en een offerte voor te bereiden. Zij mogen de aanvraag niet voor ongerelateerde marketing gebruiken of zonder eigen geldige reden verder delen.
De bevestigde bedrijven kunnen voor hun eigen contact- en offerteproces zelfstandig verantwoordelijk zijn. Hun privacylinks worden vóór je bevestiging getoond; zij kunnen daarnaast bij of voor hun eerste contact informatie geven over hun eigen verwerking en bewaartermijnen.
Bewaartermijn
We bewaren volledige klantaanvragen niet langer dan nodig voor de intake, interne beoordeling, eventuele bevestigingsstap, aanvraagbehandeling en passende opvolging. Als je weigert, de bevestigingslink verloopt of de aanvraag niet verdergaat, beoordelen we wanneer verwijdering of anonimisering mogelijk is, rekening houdend met noodzakelijke administratie, beveiliging en eventuele wettelijke verplichtingen. Een beperkte bevestigings- en verzendregistratie kan langer nodig zijn om te kunnen aantonen wat, wanneer en met welke bedrijven is gedeeld of juist niet is gedeeld. Back-ups kunnen tijdelijk langer bestaan voor herstel en beveiliging.
Testperiode- en bedrijfsgegevens bewaren we zolang dat nodig is om de testperiode of klantrelatie te beheren.
Beveiliging
Offertefix gebruikt HTTPS, beheerbescherming, beperkte toegang en serveropslag. Bevestigingslinks en eventuele toegang voor bevestigde bedrijven zijn tijdelijk geldig en horen alleen voor de bedoelde ontvanger beschikbaar te zijn. Volledige aanvraaggegevens en foto's horen niet in een onbeveiligde e-mailbijlage. Formulieren hebben bescherming tegen misbruik. Geen enkele online dienst is volledig risicovrij; stuur daarom geen onnodige gevoelige gegevens mee.
Hoe werkt de AI-ondersteunde matching?
- Je intake wordt eerst alleen door Offertefix ontvangen.
- AI kan helpen de aanvraag en openbare bedrijfsinformatie te vergelijken; Offertefix controleert de shortlist en de onderbouwing zelf.
- Offertefix kan één tot maximaal drie passende bedrijven selecteren.
- Je ontvangt een aparte bevestigingslink met hun exacte namen, de reden voor hun selectie, privacylinks en de gegevensvelden die we willen delen.
- Pas na je actieve bevestiging kunnen toewijzingen voor precies deze bedrijven worden aangemaakt.
- Bij weigering, geen bevestiging of een verlopen link blijft het aantal gedeelde regionale bedrijven nul.
Een interne selectie is geen garantie dat een bedrijf de klus aanneemt of een offerte uitbrengt. Als een bedrijf afvalt, voegen we niet automatisch een vervanger toe; een gewijzigde selectie vereist een nieuwe bevestiging.
Je rechten
Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van je gegevens. Ook kun je bezwaar maken tegen bepaald gebruik. Mail hiervoor naar info@offertefix.nl.
Je kunt je toestemming voor verdere verwerking en doorgifte op ieder moment intrekken via hetzelfde adres. Intrekking verandert niets aan verwerking die vóór de intrekking rechtmatig heeft plaatsgevonden. Als je aanvraag al is gedeeld, laten we de betreffende bedrijven waar nodig weten dat je toestemming is ingetrokken; zij kunnen daarnaast een eigen wettelijke reden hebben om bepaalde gegevens te bewaren.
Gaat je vraag over een aanvraag die je bij een specifiek vakbedrijf hebt ingediend? Noem dan bij voorkeur de naam van dat bedrijf en de datum van je aanvraag, zodat we gericht kunnen zoeken.
Als je vindt dat Offertefix niet goed met je gegevens omgaat, kun je ook contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.